SINTESANEWS.ID – Dalam rangka meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Provinsi Kalimantan Timur, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Kaltim mengadakan Rapat Koordinasi Pengawasan Sistem Kearsipan Internal pada Selasa (31/10/2023).
Acara yang diikuti oleh 13 OPD dengan total 30 peserta ini dibuka oleh Pelaksana Harian (Plh) Kepala DPKD Kaltim, Taufik. Ia menyampaikan bahwa rapat ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap OPD telah melaksanakan pengelolaan arsip sesuai dengan mekanisme dan aturan yang berlaku.
“Kami berharap melalui rapat ini, seluruh OPD dapat lebih sadar akan pentingnya pengelolaan arsip yang berstandar dan profesional. Arsip merupakan sumber informasi dan bukti otentik yang harus terawat dan terselamatkan dari berbagai ancaman, seperti kehilangan, kerusakan, atau bencana,” ujar Taufik.
Taufik juga menegaskan bahwa DPKD Kaltim tidak bermaksud menggurui atau mengintervensi OPD dalam hal pengelolaan arsip, melainkan hanya berperan sebagai pembina dan pendamping yang memberikan bimbingan dan saran.
Sementara itu, Kepala Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan DPKD Kaltim, Diana Rosalita, mengatakan bahwa rapat ini juga merupakan kesempatan bagi OPD untuk berdiskusi dan berbagi pengalaman tentang progres, kendala, dan solusi yang dihadapi dalam pengelolaan arsip.
“Kami ingin mendengar langsung dari OPD apa saja yang sudah dilakukan, apa saja yang masih menjadi permasalahan, dan apa saja yang dibutuhkan untuk memperbaiki dan memperkuat sistem kearsipan di OPD masing-masing,” kata Diana, yang akrab disapa Nana.
Nana juga menjelaskan bahwa rapat ini sekaligus sebagai persiapan bagi OPD yang akan mengikuti proses audit kearsipan yang akan dilakukan oleh DPKD Kaltim mulai bulan Januari hingga November 2024.
“Proses audit ini bertujuan untuk menilai kinerja dan kualitas pengelolaan arsip di OPD. Waktu audit untuk setiap OPD adalah tiga hari kerja. Dari 35 OPD yang ada di Kaltim, baru 13 OPD yang sudah diaudit. Sisanya, 22 OPD, akan diaudit pada tahun 2024,” papar Nana.
Salah satu narasumber yang dihadirkan dalam rapat ini adalah Zainuddin, seorang arsiparis ahli muda yang berpengalaman dalam bidang kearsipan. Ia memaparkan tentang tata cara dan tata naskah kearsipan yang harus dikuasai oleh setiap pengelola arsip.
“Setiap pengelola arsip harus mengetahui dan menerapkan standar kearsipan yang berlaku, seperti klasifikasi, penataan, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan, pemusnahan, dan pemanfaatan arsip. Selain itu, pengelola arsip juga harus membuat dokumen kearsipan, seperti daftar arsip, daftar pemusnahan, daftar peminjaman, dan lain-lain,” tutur Zainuddin.
Rapat Koordinasi Pengawasan Sistem Kearsipan Internal ini berlangsung di Ruang Balai Pustaka DPKD Kaltim dengan menerapkan protokol kesehatan yang ketat. (ADV/DPKD Kaltim)
